ขอใช้รถราชการต้องระบุให้ครบ 5 อย่าง: ไปไหน ไปทำอะไร ใครไป กี่คน วันเวลาไป–กลับ และอ้างถึงเรื่องที่ได้รับอนุมัติให้ไปราชการ (ถ้ามี) หลายหน่วยงานใช้ แบบฟอร์มขอใช้รถ เฉพาะของหน่วยงาน ให้ใช้แบบนั้นเป็นหลัก ตัวอย่างนี้ใช้เมื่อต้องทำเป็นบันทึกข้อความ
⚠️ หลักเกณฑ์การใช้รถราชการ ผู้มีอำนาจอนุมัติ และแบบฟอร์มขึ้นกับระเบียบและคำสั่งของหน่วยงาน ตรวจกับงานยานพาหนะก่อนส่ง
ตัวอย่างบันทึกข้อความ
บันทึกข้อความ
ส่วนราชการ [กลุ่มงาน/ฝ่าย] [หน่วยงาน] โทร. [..]
ที่ [..] วันที่ [..]
เรื่อง ขออนุญาตใช้รถราชการ
เรียน [ตำแหน่งผู้มีอำนาจอนุมัติ]
ตามที่ [ผู้บังคับบัญชา] ได้อนุมัติให้ [ชื่อ/คณะ] เดินทางไปราชการ
เพื่อ [วัตถุประสงค์] ณ [สถานที่ จังหวัด] ตามบันทึกข้อความที่ [..] ลงวันที่ [..] นั้น
ในการนี้ จึงขออนุญาตใช้รถราชการ เพื่อเดินทางไปราชการดังกล่าว
มีรายละเอียดดังนี้
๑. วันเวลาเดินทาง ออกเดินทางวันที่ [..] เวลา [..] น.
เดินทางกลับวันที่ [..] เวลา [..] น.
๒. สถานที่ไป [ชื่อสถานที่ อำเภอ จังหวัด]
๓. ผู้เดินทาง จำนวน [..] คน ได้แก่ [รายชื่อ หรือ ตามรายชื่อแนบ]
๔. จุดนัดรับ [สถานที่ เวลา]
๕. ผู้ประสานงาน [ชื่อ] โทร. [..]
จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุญาต
(ลงชื่อ) ..............................
([ชื่อ-สกุล])
[ตำแหน่ง]
ข้อมูลที่มักถูกถามกลับ
| ถ้าไม่ระบุ | ปัญหา |
|---|---|
| เวลากลับ | จัดคนขับและรถคันอื่นไม่ได้ |
| จำนวนคน | เลือกขนาดรถไม่ได้ |
| จุดนัดรับ | คนขับต้องโทรถาม |
| เรื่องที่อนุมัติไปราชการ | ผู้อนุมัติต้องย้อนหาเอกสาร |
เคล็ดลับ
- ยื่นล่วงหน้า ตามที่งานยานพาหนะกำหนด ช่วงต้นปีงบประมาณและปลายปีรถมักเต็ม
- ไปหลายจุด ให้แนบกำหนดการเส้นทาง
- เดินทางไกลหลายวัน ระบุที่พักและการดูแลคนขับตามระเบียบ
- ยกเลิก แจ้งงานยานพาหนะทันที ให้คนอื่นใช้รถได้
ทำระบบจองรถออนไลน์
ถ้าหน่วยงานยังใช้สมุดจอง ลองทำระบบจองด้วย Google Sheets + Calendar ช่วยตรวจเวลาชนกันอัตโนมัติ ดูแนวทางที่ ระบบจองรถและห้องประชุมด้วย Google Sheets และ Calendar
สรุป
บันทึกขอใช้รถที่อนุมัติเร็ว = อ้างเรื่องไปราชการ + ระบุ 5 อย่างครบ (ที่ไหน ทำอะไร ใคร กี่คน เมื่อไหร่) + จุดนัดรับ + ผู้ประสานงาน
📌 เอกสารชุดเดินทางไปราชการ: ขออนุมัติเดินทาง → ขอใช้รถ → รายงานผลการเดินทาง
ใส่ความเห็น