Dropdown (รายการให้เลือก) ทำให้ทุกคนกรอกค่าเหมือนกัน เช่น “อนุมัติ” ไม่ใช่ “อนุมัติแล้ว” หรือ “อนุมัติ ” ที่มีช่องว่าง ผลคือ COUNTIF, SUMIF, FILTER ทำงานถูกต้อง ทำได้จาก Data → Data validation (การตรวจสอบข้อมูล)
วิธีที่ 1: พิมพ์รายการเอง
- เลือกช่วงเซลล์ เช่น C2:C500
- คลิกขวา → Dropdown (หรือ Data → Data validation → Add rule)
- Criteria เลือก Dropdown
- พิมพ์ตัวเลือก: อนุมัติ / รอพิจารณา / ไม่อนุมัติ
- เลือกสีให้แต่ละตัวเลือกได้ทันที
- Advanced options → Reject the input เพื่อไม่ให้พิมพ์ค่าอื่น
เหมาะกับรายการสั้นที่ไม่ค่อยเปลี่ยน
วิธีที่ 2: ดึงจากช่วงข้อมูล (แนะนำ)
- สร้างชีต ตั้งค่า ใส่รายการฝ่ายในคอลัมน์ A
- เลือกช่วงที่จะใส่ Dropdown
- Criteria เลือก Dropdown (from a range)
- ใส่ช่วง
ตั้งค่า!A2:A
เพิ่มฝ่ายใหม่ในชีตตั้งค่า Dropdown อัปเดตเองทุกเซลล์
ใส่สีตามตัวเลือก
- วิธีที่ 1 กำหนดสีในหน้าตั้งค่า Dropdown ได้เลย
- วิธีที่ 2 ใช้ Conditional formatting: Format → Conditional formatting → Text is exactly “อนุมัติ” → สีเขียว
Dropdown 2 ชั้น (เลือกฝ่าย แล้วเลือกชื่อคนในฝ่าย)
ทำได้ด้วยสูตร FILTER สร้างรายการชั่วคราว:
- ชีตตั้งค่า: A = ฝ่าย, B = ชื่อ (แต่ละแถวคู่กัน)
- ในชีตงาน B2 เลือกฝ่าย (Dropdown จาก
ตั้งค่า!A2:Aที่ไม่ซ้ำ — ทำรายการฝ่ายไม่ซ้ำไว้ในคอลัมน์ D ด้วย=UNIQUE(ตั้งค่า!A2:A)) - ทำคอลัมน์ช่วยในชีตตั้งค่า เช่น F2:
=FILTER(ตั้งค่า!B2:B, ตั้งค่า!A2:A=ชีตงาน!B2) - C2 ทำ Dropdown จาก
ตั้งค่า!F2:F
วิธีนี้ใช้ได้ดีกับฟอร์มที่กรอกทีละแถว ถ้าหลายแถวต้องใช้ Apps Script ช่วย
Checkbox ก็เป็น Data validation
Insert → Checkbox ได้ช่องติ๊กที่มีค่า TRUE/FALSE ใช้นับได้ด้วย =COUNTIF(D:D, TRUE) (มีบทความ Checkbox แยก)
ปัญหาที่พบบ่อย
- คัดลอกข้อมูลจากที่อื่นมาวาง ทับ Dropdown → กฎหาย ให้วางแบบ “Paste values only” (Ctrl+Shift+V)
- มีค่าเก่าที่ไม่อยู่ในรายการ จะขึ้นสามเหลี่ยมแดง ใช้ FILTER หาแล้วแก้
- รายการยาวมาก ใช้วิธีดึงจากช่วง และเรียงตัวอักษร
สรุป
Dropdown = ข้อมูลสะอาด สูตรนับถูก ใช้ ดึงจากช่วงในชีตตั้งค่า เพื่อแก้ที่เดียว และเปิด Reject the input ป้องกันพิมพ์นอกรายการ
อ่านต่อ: COUNTIF และ COUNTIFS · SUMIF และ SUMIFS
ใส่ความเห็น