Conditional Formatting (การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข) ทำให้เซลล์เปลี่ยนสีเองเมื่อข้อมูลตรงเงื่อนไข เช่น งานเลยกำหนดเป็นสีแดง เกินงบเป็นสีส้ม ทำให้มองตารางแล้วเห็นสิ่งที่ต้องจัดการทันที เมนูอยู่ที่ Format → Conditional formatting
ตั้งกฎพื้นฐาน
- เลือกช่วง เช่น C2:C500
- Format → Conditional formatting
- Format cells if… เลือกเงื่อนไข
- เลือกสีพื้น/สีตัวอักษร → Done
| ต้องการ | เงื่อนไข |
|---|---|
| สถานะ “อนุมัติ” เป็นสีเขียว | Text is exactly → อนุมัติ |
| ค่าเกิน 10,000 | Greater than → 10000 |
| ช่องว่าง (ยังไม่กรอก) | Is empty |
| วันที่ก่อนวันนี้ | Date is before → today |
| มีคำว่า “ด่วน” | Text contains → ด่วน |
ระบายสีทั้งแถวด้วยสูตร
ตารางงาน A:E ต้องการให้ ทั้งแถว เป็นสีแดงเมื่อเลยกำหนด (D) และยังไม่เสร็จ (E ไม่ใช่ “เสร็จ”)
- เลือกช่วง A2:E500
- เลือก Custom formula is
- ใส่สูตร:
=AND($D2<TODAY(), $E2<>"เสร็จ", $A2<>"")
ต้องมี $ หน้าคอลัมน์ และใช้เลขแถวเริ่มต้นของช่วง (2) สูตรจะใช้กับทุกแถวถูกต้อง
ตัวอย่างสูตรที่ใช้บ่อย
| ต้องการ | Custom formula |
|---|---|
| ใกล้ถึงกำหนดใน 3 วัน | =AND($D2>=TODAY(), $D2-TODAY()<=3) |
| ใช้งบเกิน 90% | =$C2/$B2>0.9 |
| ค่าซ้ำในคอลัมน์ A | =COUNTIF($A:$A, $A2)>1 |
| แถวสลับสี | ใช้ Format → Alternating colors แทน |
| ติ๊ก Checkbox แล้วเป็นสีเทา | =$F2=TRUE |
ไล่สีตามค่า (Color scale)
แท็บ Color scale ใช้กับตัวเลข เช่น คะแนน ยอดขาย ค่าน้อยสีอ่อน ค่ามากสีเข้ม เห็นภาพรวมเร็วโดยไม่ต้องทำกราฟ
ลำดับกฎสำคัญ
ถ้ามีหลายกฎในช่วงเดียวกัน กฎบนสุดชนะ ลากเรียงกฎในแผงด้านขวา เช่น “เลยกำหนด” ไว้บน “ใกล้ถึงกำหนด”
เคล็ดลับ
- ใช้สีน้อย ๆ (2–3 สี) มีความหมายชัด แดง = ต้องทำทันที เหลือง = เฝ้าระวัง เขียว = เรียบร้อย
- ใช้คู่กับ Dropdown จะได้ข้อความตรงทุกครั้ง
- กฎที่ไม่ใช้แล้วให้ลบ ตารางจะเร็วขึ้น
สรุป
กฎง่ายใช้เงื่อนไขสำเร็จรูป กฎทั้งแถวใช้ Custom formula + $ หน้าคอลัมน์ และเรียงลำดับกฎให้กฎสำคัญอยู่บน
อ่านต่อ: สูตร IF และ IFS · ทำ Dropdown
ใส่ความเห็น