หนังสือเชิญประชุมภายในหน่วยงานนิยมทำเป็น บันทึกข้อความ มี 3 ส่วนหลัก คือ เหตุที่ต้องประชุม วัน เวลา สถานที่ และ สิ่งที่ขอให้ผู้เข้าประชุมทำ เช่น เตรียมข้อมูลหรือยืนยันการเข้าร่วม ด้านล่างมีตัวอย่างให้คัดลอกไปปรับใช้
⚠️ ตรวจรูปแบบและคำลงท้ายตามแนวปฏิบัติของหน่วยงานคุณอีกครั้งก่อนใช้จริง ถ้าเชิญหน่วยงานภายนอก ให้ใช้หนังสือภายนอกแทน
ข้อมูลที่ต้องเตรียม
| ข้อมูล | ตัวอย่าง |
|---|---|
| ชื่อการประชุม / ครั้งที่ | การประชุมคณะทำงานพัฒนาระบบเอกสาร ครั้งที่ 2/2569 |
| วัน เวลา | วันพุธที่ 18 พฤศจิกายน 2569 เวลา 09.30–12.00 น. |
| สถานที่ / ลิงก์ออนไลน์ | ห้องประชุม 1 ชั้น 3 หรือ Google Meet |
| ระเบียบวาระ | แนบท้าย หรือเขียนสั้น ๆ ในหนังสือ |
| สิ่งที่ขอให้เตรียม | ข้อมูลผลการดำเนินงานของแต่ละฝ่าย |
| ผู้ประสานงาน | ชื่อ เบอร์ภายใน |
ตัวอย่างบันทึกข้อความเชิญประชุม
บันทึกข้อความ
ส่วนราชการ [กลุ่มงาน/ฝ่าย] [หน่วยงาน] โทร. [เบอร์ภายใน]
ที่ [เลขที่หนังสือ] วันที่ [วัน เดือน ปี]
เรื่อง ขอเชิญประชุม[ชื่อการประชุม] ครั้งที่ [..]/[ปี]
เรียน [ผู้รับ เช่น คณะทำงานทุกท่าน]
ด้วย [หน่วยงาน] จะจัดประชุม[ชื่อการประชุม] ครั้งที่ [..]/[ปี]
เพื่อ [วัตถุประสงค์ เช่น ติดตามความก้าวหน้าการพัฒนาระบบเอกสาร
และพิจารณาแผนการดำเนินงานไตรมาสถัดไป]
ในการนี้ จึงขอเชิญท่านเข้าร่วมประชุมในวัน[..]ที่ [..] [เดือน] [ปี]
เวลา [..] น. ณ [สถานที่] (หรือผ่านระบบ [ชื่อระบบ] ตามลิงก์ที่แนบ)
และขอความร่วมมือ [สิ่งที่ต้องเตรียม] โดยส่งให้ [ผู้ประสานงาน]
ภายในวันที่ [..] รายละเอียดระเบียบวาระการประชุมตามที่แนบมาพร้อมนี้
จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบและเข้าร่วมประชุมตามวัน เวลา และสถานที่ดังกล่าว
(ลงชื่อ) ..............................
([ชื่อ-สกุล])
[ตำแหน่ง]
เขียนระเบียบวาระแบบมาตรฐาน
ระเบียบวาระส่วนใหญ่เรียงแบบนี้
- เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ
- รับรองรายงานการประชุม ครั้งที่แล้ว
- เรื่องสืบเนื่อง จากการประชุมครั้งที่แล้ว
- เรื่องเพื่อพิจารณา
- เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)
ครั้งแรกของคณะทำงาน ไม่มีวาระรับรองรายงานและเรื่องสืบเนื่อง ให้ตัดออก
เคล็ดลับให้คนมาประชุมครบ
- ส่งล่วงหน้าพอสมควร เพื่อให้ผู้เข้าประชุมจัดตารางและเตรียมข้อมูลได้
- แนบเอกสารประกอบมาพร้อมหนังสือ ผู้เข้าประชุมอ่านก่อน ประชุมจะสั้นลง
- ระบุชัดว่าต้องเตรียมอะไร และส่งใคร ภายในวันไหน
- ถ้าประชุมออนไลน์ แนบลิงก์และ ชื่อห้อง/รหัสผ่าน ในเอกสารแนบ ไม่ใส่ในเนื้อหนังสือที่เผยแพร่วงกว้าง
- สร้างนัดใน Google Calendar ส่งคู่ไปด้วย ผู้เข้าประชุมจะได้การแจ้งเตือนอัตโนมัติ
ใช้ AI ช่วยร่าง
ร่างบันทึกข้อความเชิญประชุม [ชื่อการประชุม] ครั้งที่ [..]
วัตถุประสงค์ [..] วัน [..] เวลา [..] สถานที่ [..]
ขอให้แต่ละฝ่ายเตรียม [..] ส่งภายใน [..]
ใช้ภาษาหนังสือราชการ แบ่ง 3 ย่อหน้า เหตุ–ความประสงค์–ปิดท้าย
ตรวจวัน เวลา ชื่อ ให้ถูกต้องเองทุกครั้ง (อ่าน EP7 ใช้ AI ช่วยงานเอกสาร)
เช็กลิสต์ก่อนส่ง
- ☐ ครั้งที่ประชุมและปีถูกต้อง
- ☐ วันที่ตรงกับวันในสัปดาห์ (ตรวจกับปฏิทิน)
- ☐ ห้องประชุมจองแล้ว
- ☐ แนบระเบียบวาระและเอกสารประกอบครบ
- ☐ ระบุผู้ประสานงานและเบอร์ติดต่อ
- ☐ คำลงท้ายตรงกับสิ่งที่ขอ
คำถามที่พบบ่อย
เชิญบุคคลภายนอกใช้แบบนี้ได้ไหม?
ไม่ควร บันทึกข้อความใช้ภายในหน่วยงาน ถ้าเชิญหน่วยงานหรือบุคคลภายนอก ให้ใช้หนังสือภายนอกตามแบบของหน่วยงาน
ต้องใส่ระเบียบวาระในหนังสือเลยไหม?
ถ้าวาระสั้น เขียนในหนังสือได้ ถ้ายาว ให้แนบท้ายแยก
เลื่อนประชุมต้องทำหนังสือใหม่ไหม?
ควรทำหนังสือแจ้งเลื่อน อ้างถึงหนังสือเชิญฉบับเดิม และระบุวันเวลาใหม่
สรุป
หนังสือเชิญประชุมที่ดีบอก ทำไมต้องประชุม เมื่อไหร่ ที่ไหน และต้องเตรียมอะไร ครบในหน้าเดียว คัดลอกตัวอย่างไปปรับใช้ได้เลย
📌 เอกสารราชการที่เกี่ยวข้อง: ขออนุมัติเดินทางไปราชการ · รายงานผลการเดินทางไปราชการ
ใส่ความเห็น