รายงานการประชุมเขียนได้ 3 แบบ คือ แบบละเอียด (บันทึกความเห็นทุกคน) แบบย่อ (สรุปเหตุผลสำคัญและมติ) และ แบบบันทึกเฉพาะมติ งานส่วนใหญ่ใช้ แบบย่อ เพราะอ่านง่ายและยังมีเหตุผลประกอบมติ
⚠️ หน่วยงานราชการมีรูปแบบรายงานการประชุมตามระเบียบงานสารบรรณ ตรวจแบบฟอร์มของหน่วยงานคุณก่อนใช้
เลือกแบบไหนดี
| แบบ | เขียนอะไร | เหมาะกับ |
|---|---|---|
| ละเอียด | ความเห็นของผู้พูดแต่ละคน และมติ | ประชุมสำคัญ อาจต้องตรวจสอบย้อนหลัง |
| ย่อ | ประเด็น เหตุผลสำคัญ และมติ | ประชุมประจำ ประชุมคณะทำงาน |
| เฉพาะมติ | มติและผู้รับผิดชอบเท่านั้น | ประชุมสั้น ติดตามงาน |
โครงรายงานการประชุม
รายงานการประชุม[ชื่อการประชุม]
ครั้งที่ [..]/[ปี]
เมื่อวัน[..]ที่ [..] [เดือน] [ปี]
ณ [สถานที่ / ระบบออนไลน์]
--------------------------------------
ผู้มาประชุม
1. [ชื่อ] [ตำแหน่ง] ประธาน
2. [ชื่อ] [ตำแหน่ง]
ผู้ไม่มาประชุม
1. [ชื่อ] [ตำแหน่ง] (ติดราชการ)
ผู้เข้าร่วมประชุม
1. [ชื่อ] [ตำแหน่ง]
เริ่มประชุมเวลา [..] น.
ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ
[สรุปสิ่งที่แจ้ง]
มติที่ประชุม รับทราบ
ระเบียบวาระที่ 2 รับรองรายงานการประชุมครั้งที่ [..]
มติที่ประชุม รับรองรายงานการประชุม [โดยไม่มีการแก้ไข / โดยแก้ไข..]
ระเบียบวาระที่ 3 เรื่องสืบเนื่อง
[ความคืบหน้า]
มติที่ประชุม [..]
ระเบียบวาระที่ 4 เรื่องเพื่อพิจารณา
4.1 [ชื่อเรื่อง]
[ฝ่ายเลขาฯ เสนอ.. / ที่ประชุมมีข้อสังเกต..]
มติที่ประชุม [เห็นชอบ / มอบหมาย [ผู้รับผิดชอบ] ดำเนินการภายใน [วันที่]]
ระเบียบวาระที่ 5 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)
เลิกประชุมเวลา [..] น.
[ชื่อ] ผู้จดรายงานการประชุม
[ชื่อ] ผู้ตรวจรายงานการประชุม
ตัวอย่างการเขียนแบบย่อ (วาระเพื่อพิจารณา)
4.1 การปรับปรุงระบบจองห้องประชุม
ฝ่ายเลขานุการเสนอให้เปลี่ยนจากสมุดจองเป็นระบบออนไลน์ด้วย Google Sheets เนื่องจากพบการจองซ้ำ 4 ครั้งในเดือนที่ผ่านมา ที่ประชุมมีข้อสังเกตว่าควรมีช่องทางสำรองสำหรับผู้ที่ไม่สะดวกใช้ออนไลน์
มติที่ประชุม เห็นชอบให้ทดลองใช้ระบบออนไลน์ 1 เดือน โดยมอบหมายฝ่ายเลขานุการจัดทำและรายงานผลในการประชุมครั้งถัดไป
สังเกตว่ามี เหตุ → ข้อสังเกต → มติ + ผู้รับผิดชอบ + กำหนดเวลา ครบในย่อหน้าเดียว
(ตัวอย่างระบบจองห้องประชุม: แนวทางสร้างระบบจองรถและห้องประชุมด้วย Google Sheets)
เทคนิคจดระหว่างประชุม
- เตรียมไฟล์โครงตามวาระไว้ก่อน เติมระหว่างประชุมได้ทันที
- จด มติ และ ใครทำอะไร ภายในเมื่อไหร่ ให้ครบก่อน รายละเอียดค่อยเติมทีหลัง
- ถ้าไม่แน่ใจมติ ถามประธานให้สรุปก่อนขึ้นวาระถัดไป
- เขียนรายงานภายใน 1–2 วันหลังประชุม ขณะที่ยังจำได้
ใช้ AI ช่วยสรุป
ถ้าอัดเสียงหรือมีโน้ตดิบ ให้ AI ช่วยจัดรูปแบบได้ โดยได้รับอนุญาตจากที่ประชุม และไม่ใช้กับการประชุมลับ
จัดโน้ตการประชุมนี้เป็นรายงานการประชุมแบบย่อ
แยกตามระเบียบวาระ 1–5 แต่ละวาระมี สาระสำคัญ และ มติที่ประชุม
ถ้าวาระไหนไม่มีมติชัดเจน ให้เขียนว่า [ต้องตรวจสอบ]
โน้ต: [วางโน้ตที่ลบข้อมูลส่วนบุคคลแล้ว]
แล้ว ตรวจมติทุกข้อกับผู้เข้าประชุม ก่อนเวียน (อ่าน EP9 ใช้ AI อย่างปลอดภัย)
เช็กลิสต์ก่อนเวียนรายงาน
- ☐ ครั้งที่ วันที่ เวลาเริ่ม–เลิก ถูกต้อง
- ☐ รายชื่อผู้มา/ไม่มาประชุมครบ ตำแหน่งถูก
- ☐ ทุกวาระมีมติ
- ☐ มติที่มอบหมายงานมีชื่อผู้รับผิดชอบและกำหนดเวลา
- ☐ ประธานหรือผู้ตรวจรายงานตรวจแล้ว
คำถามที่พบบ่อย
ต้องใส่ชื่อคนพูดไหม?
แบบย่อไม่จำเป็น ใช้ “ที่ประชุมมีข้อสังเกต” ได้ แบบละเอียดจึงระบุชื่อ
รับรองรายงานการประชุมทำอย่างไร?
นำรายงานครั้งก่อนเข้าวาระที่ 2 ของการประชุมครั้งถัดไป หรือเวียนรับรองตามที่หน่วยงานกำหนด
สรุป
เลือกแบบให้เหมาะกับการประชุม ส่วนใหญ่ใช้ แบบย่อ เขียนให้ทุกวาระมี มติ ผู้รับผิดชอบ และกำหนดเวลา แล้วรายงานจะใช้ติดตามงานได้จริง
📌 ต่อเนื่อง: ตัวอย่างหนังสือเชิญประชุม
ใส่ความเห็น