ขั้นตอนมี 3 ขั้น: อัดเสียงให้ชัด (ขออนุญาตที่ประชุมก่อน) → ใช้เครื่องมือถอดเสียงเป็นข้อความ → ให้ AI จัดเป็นรายงานการประชุม แล้วผู้จดรายงานตรวจมติทุกข้อก่อนเวียน AI ช่วยประหยัดเวลาพิมพ์ แต่ไม่แทนการตรวจของคน
ขั้นที่ 1: อัดเสียงให้ AI ถอดได้แม่น
- แจ้งและขออนุญาตผู้เข้าประชุมก่อนอัด และไม่อัดการประชุมลับ
- วางเครื่องอัด/มือถือ กลางโต๊ะ หรือใช้ไมค์ห้องประชุม
- ขอให้ พูดทีละคน และบอกชื่อก่อนพูดในประเด็นสำคัญ
- ประชุมออนไลน์ ใช้ฟีเจอร์บันทึกของระบบประชุม (ถ้าหน่วยงานอนุญาต)
ขั้นที่ 2: เลือกเครื่องมือถอดเสียง
| ทางเลือก | เหมาะกับ | หมายเหตุ |
|---|---|---|
| ฟีเจอร์ถอดเสียง/สรุปในระบบประชุมออนไลน์ | ประชุม Meet / Teams / Zoom | ขึ้นกับแพ็กเกจและการตั้งค่าขององค์กร |
| อัปโหลดไฟล์เสียงให้แชตบอต AI | ไฟล์ไม่ยาวมาก | บางตัวรองรับไฟล์เสียงโดยตรง |
| Google Docs พิมพ์ด้วยเสียง | พูดสรุปเองหลังประชุม | ฟรี รองรับภาษาไทย |
| โปรแกรมถอดเสียงเฉพาะทาง | ประชุมยาว ถอดบ่อย | เปรียบเทียบความแม่นยำภาษาไทยก่อนจ่าย |
ทดสอบด้วยไฟล์สั้น 5 นาทีก่อน แล้วดูว่าตัวไหนถอดภาษาไทยได้แม่นกับเสียงในห้องประชุมของคุณ
ขั้นที่ 3: ให้ AI จัดเป็นรายงาน
ข้อความนี้ถอดจากเสียงการประชุม [ชื่อการประชุม] อาจมีคำผิดจากการถอดเสียง
จัดเป็นรายงานการประชุมแบบย่อ แยกตามระเบียบวาระ:
[วาระ 1 ..] [วาระ 2 ..] [วาระ 3 ..]
แต่ละวาระมี "สาระสำคัญ" และ "มติที่ประชุม"
งานที่มอบหมายให้ระบุ ผู้รับผิดชอบ และกำหนดเวลา
ถ้าไม่แน่ใจว่ามติคืออะไร ให้เขียน [ต้องตรวจสอบ] ห้ามเดา
[วางข้อความ]
โครงรายงานดูได้ที่ วิธีเขียนรายงานการประชุม 3 แบบ
ข้อควรระวัง
- ชื่อคน ตัวเลข งบประมาณ มักถอดผิด ตรวจกับโน้ตหรือเอกสารประกอบ
- คำพูดเชิงความเห็นไม่ใช่มติ AI อาจสรุปความเห็นของคนหนึ่งเป็นมติ ตรวจกับประธาน
- ข้อมูลส่วนบุคคลและเรื่องลับ ไม่ส่งเข้าบริการ AI สาธารณะ (ดู EP9)
- ลบไฟล์เสียง ตามนโยบายการเก็บข้อมูลของหน่วยงานเมื่อรับรองรายงานแล้ว
สรุป
อัดเสียงชัด (และได้รับอนุญาต) → ถอดเสียงด้วยเครื่องมือที่ทดสอบแล้ว → ให้ AI จัดรูปแบบโดยห้ามเดา → คนตรวจมติก่อนเวียน ประหยัดเวลาพิมพ์ได้มาก โดยความรับผิดชอบยังอยู่ที่ผู้จดรายงาน
ใส่ความเห็น